6月には多くの企業が定時株主総会を開催するシーズンです。近年では、株主総会をオンラインで開催するケースもあるようです。しかしながら、多くの企業では、株主総会の場所と時間を指定し、株主に来場を依頼する形で株主総会を開催しています。
株主総会への参加を依頼するため、株主総会の前には、株主に対し招集通知を送らなければなりません。また、株主総会で役員改選の決議を取った場合には、株主総会終了後に新役員や新体制をお知らせする挨拶状の送付が必要です。そのため、株主総会の開催前後は、株主の招集通知や役員の挨拶状を送付するための封筒が必要になります。招集通知や挨拶状の送付時には、長3封筒が適しているといわれていますが、なぜ長3封筒を選ぶべきなのでしょうか。
今回は、株主総会前後に使用する封筒には長3封筒がおすすめである理由や印刷会社に長3封筒印刷を依頼する際のポイントなどについてご説明します。

株主総会後の役員改選の挨拶状で求められる封筒選びのコツ

株主総会は、株式会社の最高意思決定機関であり、役員改選の場合も、株主総会の決議を得なければ、新役員に就任することはできません。役員には任期が定められているため、新役員の就任だけでなく、役員の再任についても株主総会での決議が必要です。
また、株主総会で新役員の就任や役員の再任が認められた場合には、取引先などに役員改選後の新体制などを知らせる挨拶状を送付します。挨拶状は、封筒に入れて送付する形が一般的ですが、封筒にはさまざまなサイズや形があります。役員改選時の挨拶状の送付には、どのような封筒が向いているのでしょうか。

役員交代・就任で求められる書面対応とは？

役員の交代があった場合、取引先などに対し、新たに就任した役員や退任した役員をお知らせする挨拶状や、役員改選後の新体制をお知らせする挨拶状などを送付します。また、株主総会での決議事項をまとめ、株主に発送するケースもあります。

信頼感と丁寧さが伝わる封筒のポイント

取締役など、役員の就任や退任に関する挨拶状は、二つ折りなどのカード形式の書状で送付するケースとA4用紙などに文章を記載して送付するケースがあります。カード形式の挨拶状を送付する際、封筒はA6サイズがそのまま入る洋型2号サイズを用いるケースが一般的です。また、A4用紙を使って挨拶状を作成する際には、A4用紙を三つ折りにしてきれいに挿入できる長3と呼ばれる長形3号サイズの封筒を使用します。
いずれも、フォーマルな印象を与えるため、役員の改選をお知らせする挨拶状には白色の封筒を用いるケースが一般的です。中身が透けにくい封筒を使うのがよいでしょう。

株主総会の招集通知の封筒印刷も必要！

役員改選後、新体制を紹介する挨拶状を送付する際にも必要ですが、そもそも役員改選を決議する株主総会の開催時にも封筒は準備しなければなりません。それは、株主総会の招集通知を送付する際には、封筒が必要になるからです。では、株主総会の招集通知を送付する際の封筒には何か決まりがあるのでしょうか。

株主総会の2週間前 までに送付する

株主総会を開催する際には、株主に対し、開催日時や開催場所、議案などを記載した株主総会の招集通知を発送しなければなりません。会社法において、招集通知は会社の形態に合わせた所定の期間内までに送付しなければならないことが定められています。

用紙・封筒の大きさ・形状に規定はない

株主総会の招集通知を送付するタイミングについては決まりがあるものの、招集通知の用紙や封筒の大きさ、形状などに決まったルールがあるわけではありません。そのため、多くの企業では、A4用紙を三つ折りにして挿入できる長3サイズの封筒を使って、招集通知を送付しています。

株主総会後の役員改選の挨拶状の封筒印刷には「長3」サイズが最適

企業が株主や取引先に書類を送付する際には、企業名が印刷されたオリジナルの封筒を使用するケースが一般的です。郵便物を受け取る際には、封筒の中に挿入されている文書よりも先に封筒を目にすることになります。そのため、自社のイメージカラーに合わせた色やロゴマークを入れた封筒を準備すると、受け取った人に一目で差出人を認識させることが可能です。多くの企業が封筒印刷でオリジナル封筒を作成している理由には、企業名や住所などを毎回記載する必要がないというだけでなく、自社の名前を広く周知させるブランディングの目的もあるのです。
では、株式総会の終了後、役員改選を知らせる挨拶状を送付する際には、どの大きさの封筒を選べばよいのでしょうか。

「長3封筒」の対応書面サイズと使用シーン

挨拶状の送付時を含め、ビジネスシーンで利用されることが多い封筒のサイズは長3封筒または角2封筒です。挿入する書類の量や挿入方法などによって、使用する封筒を使い分けることとなります。したがって、封筒印刷で自社の封筒を用意するのであれば、長3封筒と角2封筒の2種類を準備しておくと、ほとんどのシーンにおいていずれかの封筒で対応できるでしょう。

「角2」と「長3封筒」の違いと使い分け

長3封筒は、横が120mm、縦が235mmの縦に長い形をした封筒です。A4サイズを横にして三つ折りにするときれいに封入できるサイズであり、A4サイズの用紙であれば、複数枚を挿入することもできます。
また、角2封筒は240×332mmの縦長の封筒で、A4サイズの用紙を折らずに入れることができるサイズです。ボリュームのある書類を送付する際や厚みのあるパンフレットなどを送付する場合には角2封筒が用いられます。そのほか、契約書など、折り目を付けずに送付したい重要書類などにも角2封筒を使用するケースが多いでしょう。
長3封筒と角2封筒は、中に入れる書類の量や大きさなどによって使い分けるケースが一般的ですが、大きさ以外にも注意しなければならない点があります。それは、長3封筒は定形郵便として送付できる最大のサイズであり、角2封筒は定形外郵便になる点です。定形郵便と定形外郵便では郵便料金が変わるため、封筒を選ぶ際には、料金面も考慮するようにしましょう。

長3封筒印刷時の注意点！役員改選後も信頼関係を継続しよう

役員改選の挨拶状を送付する場合などに使用する長3封筒印刷を印刷会社に依頼する際には、以下のようなポイントに注意することが大切です。

社名・差出人印刷など丁寧な印象の封筒デザインを心がける

封筒印刷を行う際には、封筒を手にした人に、誰からの郵便物であるかを分かりやすく伝えられるデザインを作成しなければなりません。また、役員改選の挨拶状を送付する目的は、お世話になっている方々に新体制についての報告をするとともに、新たな体制でも引き続き良好な関係を維持してもらえるようお願いをすることです。そのため、挨拶状の文面は非常に丁寧に書かれていた場合であっても、封筒印刷のデザインがカジュアルすぎる場合、相手に良くない印象を与える恐れもあります。したがって、封筒印刷の際には、会社としての品位を示せるようシンプルなデザインを選んだ方がよいでしょう。

封筒印刷時のレイアウトや色使いの注意点

長3封筒印刷は、自社の複合機やプリンターで行うこともできます。しかし、自社での封筒印刷には手間も時間もかかるため、封筒印刷を検討しているのであれば、業務効率化のためにも印刷会社への発注がおすすめです。また、印刷会社の印刷と複合機による印刷は、文字の鮮明さにも違いが生じます。品質を確保するうえでも、封筒印刷は印刷会社に発注した方がよいでしょう。
ただし、印刷会社に発注する際にも色選びやレイアウトには注意が必要です。封筒の色やインクの色が派手すぎる場合や反対色と呼ばれる色の組み合わせ選ぶ場合、落ち着きのない印象を与える恐れがあります。取引相手や株主などへ挨拶状や招集通知などを送付することも考えれば、封筒やインクの色は自社のイメージカラーに合わせつつも、落ち着いた組み合わせにするとよいでしょう。
また、レイアウトについても、企業名を大きくし過ぎると住所などとのバランスが悪くなります。企業名や住所、会社ロゴ、ウェブサイトのURLなどとのバランスを見ながら、最適な配置を考えるようにしましょう。

印刷会社に長3封筒印刷を依頼する際のポイント

株主総会での決議を終え、役員の登記変更も完了したら、1週間以内に取引先に役員改選の挨拶状を送付しなければなりません。そのため、役員改選の挨拶状の送付にあたっては、スピード感を持って対応する必要があります。
ここでは、スムーズに封筒印刷を発注できるよう、印刷会社に長3封筒印刷を依頼する場合のポイントをご説明します。

印刷会社に長3封筒印刷を依頼するメリット

印刷会社に長3封筒印刷を依頼するメリットは、美しく、見栄えの良い封筒印刷が行える点です。きれいに印字された封筒は、受け取る人にも良い印象を与えるでしょう。特に、役員改選の挨拶状には、新体制での新たな意気込みを伝える役割もあります。そのような重要なタイミングにおいて、美しく印刷された封筒を使用すると、清潔感と企業の品格を表す一助ともなるでしょう。
また、印刷会社によっては、リーズナブルな価格で封筒印刷を提供しているケースもあります。そのため、自社で長3封筒を購入し、複合機等で印刷をする際のトナーカートリッジ代や人件費を考えると、かえって封筒印刷を発注した方が、コストの削減になるケースも少なくありません。
手間とコスト、仕上がりの美しさを考えると、封筒印刷は印刷会社に任せた方が賢明でしょう。

最短納期をチェック！株主総会後のスピード感が重要

封筒印刷を発注する際には、最短納期をチェックすることも忘れてはいけません。役員改選後、時間が経ってから挨拶状を送付しても、誠意を伝えることはできません。そのため、役員改選が決定した場合、すぐに新たな体制をお知らせすることが重要です。株主総会終了後にスムーズに挨拶状の発送ができるよう、納期については事前に必ず確認しておきましょう。

送付件数が多い場合は「印刷～発送」までまとめて依頼

印刷会社によっては封筒印刷に加え、宛名印刷や挨拶状印刷、封入、封緘にも対応しているケースがあります。早急に挨拶状の送付が必要になる場合などは、印刷会社のオプションサービスの利用も検討した方がよいでしょう。
挨拶状の印刷から発送までの一連の流れをまとめて依頼すれば、株主総会後の何かと忙しいタイミングでも、時期を逃すことなく、挨拶状を送付することができます。適切なタイミングで挨拶状を送付することで、取引先からの信頼につながる可能性もあるでしょう。また、挨拶状送付のためにかかる手間を軽減できるため、従業員に残業を強いる必要もありません。特に送付部数が多い場合などは、印刷だけでなく、発送までの作業を依頼した方が賢明です。

まとめ｜封筒印刷は長3がベスト！早めの準備が大事

長3封筒は、ビジネスシーンで最も利用頻度の高い封筒の1つだといわれています。長3封筒印刷を依頼すれば、株主総会の招集通知や挨拶状の送付だけでなく、契約書の発送時やダイレクトメールの送付時など、さまざまなシーンで活用が可能です。
株主総会の招集通知は、株主総会の2週間前までに送付しなければなりません。急いで封筒印刷を発注しても、混雑しているタイミングでは、希望の納期までに印刷が間に合わない可能性もあります。株主総会後に挨拶状の送付も予定しているようであれば、早めに準備を進め、株主総会の招集通知の分と合わせ、長3封筒印刷を発注しておくことをおすすめします。