封筒に「納品書在中」と書くときの正しい位置・色・書き方｜郵送マナーと効率化の方法も解説｜コラム

取引先に納品書を郵送する際、封筒の表面に「納品書在中」と記載するのはビジネスマナーの基本です。しかし、記載位置や文字色、書き方のルールには意外と知られていない決まりがあり、迷ってしまう方も少なくありません。

本記事では、封筒への「納品書在中」の正しい書き方に加え、郵送時の手順やマナー、段ボール同梱時の注意点、スタンプや印刷済み封筒を使った効率化の方法まで詳しく解説します。正しいルールを押さえて、取引先に丁寧な印象を届けましょう。

「納品書在中」とは

封筒に「納品書在中」と書くべきか迷ったことはないでしょうか。ここでは、以下の3つのポイントを解説していきます。

「在中」の意味と役割
記載は義務ではないがビジネスマナーとして推奨される
封筒に「納品書在中」を書く4つの理由

まずは「在中」という言葉の意味から確認しましょう。

「在中」の意味と役割

「在中」とは、封筒の中に特定の書類が入っていることを示す言葉です。封筒の表面に「納品書在中」と記載しておけば、受け取った相手は開封する前に中身を把握できます。

たとえば、企業には毎日さまざまな郵便物が届きますが、「納品書在中」と書かれていれば担当者はひと目で納品書だと判断できるでしょう。開封しなくても中身がわかる状態を作ることが、「在中」の基本的な役割です。

記載は義務ではないがビジネスマナーとして推奨される

「納品書在中」の記載に法的な義務はありません。記載しなくても、納品書の送付自体に問題はないでしょう。

しかし、ビジネスマナーの一環として記載するのが望ましいとされています。取引先に届く大量の郵便物の中から、納品書をスムーズに届けるための配慮として、記載するのが一般的です。

封筒に「納品書在中」を書く4つの理由

「納品書在中」と記載することには、送る側にも受け取る側にもメリットがあります。主な理由は以下の4つです。

担当者にスムーズに届く
相手の作業負担を減らせる
重要書類として丁寧に扱われる
取引先からの信頼度が向上する

企業には日々大量の郵便物が届くため、「納品書在中」と書いてあるだけで経理担当者の手元にスムーズに届きます。受け取った側も、封筒を開封して中身を確認し、担当者ごとに分類する手間を省けるでしょう。

また、「在中」の記載があることで重要書類として認識されやすくなり、破損や紛失のリスク低減にもつながります。こうしたビジネスマナーを実践していること自体が、取引先からの信頼を得るきっかけにもなるでしょう。

監修者のコメント
「在中」の記載は、相手の業務を思いやる小さな心配りです。経理担当者が一日に何十通もの郵便物をさばく現場では、ひと目で中身を判別できる封筒ほど助かるものはありません。
手間を惜しまず一文字加えるだけで、取引先との信頼関係を着実に積み上げていくことができます。

「納品書在中」の正しい書き方

ここからは、「納品書在中」を実際に封筒へ記載する際の具体的なルールを解説していきます。

記載位置は縦書きなら左下、横書きなら右下
文字色は青が基本
手書きの場合は定規で四角く囲む

いずれも難しいルールではないため、一度覚えてしまえばすぐに実践できるでしょう。

記載位置は縦書きなら左下、横書きなら右下

「納品書在中」を記載する位置は、封筒の書き方が縦書きか横書きかによって変わります。

封筒の向き	記載位置	文字の向き
縦書き封筒	表面の左下	縦書き
横書き封筒	表面の右下	横書き

封筒が縦書きなら「納品書在中」も縦書きに、横書きなら横書きにするのが一般的です。住所や宛名と重なってしまう場合は、少し位置をずらしても問題ありません。厳密な位置にこだわるよりも、「納品書在中」の文字がはっきり見えることを優先してください。

関連記事： 長3封筒は横書きOK？封筒の「縦書き」「横書き」のマナー

ここがポイント💡
縦書きは、納品書・請求書・見積書など、日常的な実務文書の送付に適しています。長形3号（長3）の封筒が定番で、ビジネスの現場では最も多く使われる形です。一方、横書きは結婚式の招待状や式典の案内状など、社交・セレモニーで使われる洋封筒への書き方です。縦書き＝実務、横書き＝社交とイメージすると覚えやすいでしょう。

文字色は青が基本

「納品書在中」の文字色は、青で書くのが一般的です。黒で書くと宛名の文字と見分けがつきにくく、見落とされる可能性があるでしょう。一方、赤は緊急性や「赤字」を連想させるため、金銭に関わる書類ではあまり好まれません。

青であれば視認性が高く、受け取った相手にも悪い印象を与えにくいため、迷った場合は青を選んでおけば安心です。

手書きの場合は定規で四角く囲む

手書きで「納品書在中」と記載する場合は、文字の周囲を四角い罫線で囲むと目立ちやすくなります。文字サイズの目安は1文字あたり1.5cm程度です。

罫線を引く際は、フリーハンドではなく定規を使ってください。フリーハンドだと線が歪み、見栄えが悪くなってしまいます。なお、手書きではなくスタンプを使っても問題ありません。

ここがポイント💡
迷ったときは「青色・四角で囲む・はっきり見える」の3点を意識してみてください。視認性を最優先に考えれば、自然と相手に伝わる仕上がりになります。

「納品書在中」を書くときの注意点

書き方のルールとあわせて、記載時に見落としやすい注意点も確認しておきましょう。

納品書を入れる前に記載する
他の書類と同封する場合は「納品書・請求書在中」と併記する

どちらもちょっとした工夫で防げるポイントです。

納品書を入れる前に記載する

「納品書在中」は、封筒に納品書を入れる前に記載するのが鉄則です。書類を入れた後に書こうとすると、中の書類にインクが染みたり、封筒の表面がデコボコして文字が歪んだりすることがあります。

宛名書きについても同様に、封入前に済ませておきましょう。書類を入れてからでは書きにくいだけでなく、仕上がりの見栄えにも影響してしまいます。

他の書類と同封する場合は「納品書・請求書在中」と併記する

納品書と一緒に他の書類を同封する場合は、封筒の中身がすべてわかるように併記してください。たとえば、納品書と請求書を同封するなら「納品書・請求書在中」と書きます。納品書・見積書・請求書の3点であれば「納品書・見積書・請求書在中」としましょう。

受け取った相手が開封前にすべての同封書類を把握できるよう、中に入っている書類を漏れなく記載することが大切です。

監修者のコメント
「在中」の記載漏れは、開封の手間を増やすだけでなく、書類の重要度を見誤らせる原因にもなります。送る側にとっては小さな一手間ですが、受け取る側にとっては大きな違いです。
複数の書類を同封する際は、封入前にもう一度「在中」表記を見直し、すべての書類名が漏れなく記載されているか確認しましょう。

納品書を郵送するときの手順とマナー

ここでは、納品書を郵送する際の具体的な手順を順番に紹介していきます。上から順に進めれば郵送準備が完了する流れです。

1. 封筒のサイズを選ぶ
2. 表書き（宛名）を書く
3. 裏書き（差出人情報）を書く
4. 送付状を準備する
5. 切手を貼る
6. 封締めをする

それぞれのステップで押さえておきたいポイントを見ていきましょう。

1. 封筒のサイズを選ぶ

納品書を郵送する際によく使われる封筒のサイズは、主に以下の2種類です。

封筒サイズ	寸法	用途
長形3号	120×235mm	A4用紙を三つ折りにして入れる
角形2号	240×332mm	A4用紙を折らずに入れる

三つ折りにする場合は「巻き三つ折り」が基本です。印刷面を内側にした状態で、下から3分の1を折り上げ、上から3分の1を折り下げてください。

長3ビジネス封筒のデザイン・印刷のご依頼はこちら（見積り無料）

角2ビジネス封筒のデザイン・印刷のご依頼はこちら（見積り無料）

2. 表書き（宛名）を書く

封筒の表面には、郵便番号・住所・会社名・部署名・氏名を記載します。会社名は「（株）」などと省略せず、「株式会社」「有限会社」と正式名称で書くのがマナーです。

敬称の使い分けにも注意しましょう。会社や部署宛であれば「御中」、個人宛であれば「様」を使います。「株式会社○○ △△部御中 ○○様」のように御中と様を併用するのは誤りです。なお、ビジネス文書の封筒は縦書きが基本とされています。

宛名の敬称は、送り先が「団体」か「個人」かで判断します。部署やチームなど組織宛には「御中」、担当者個人宛には「様」を使用するのが鉄則です。

注意すべきは敬称の重複です。「○○会社御中鈴木太郎様」のように「御中」と「様」を併用する、あるいは、役職名に「様」を添える（例「鈴木部長様」）のは誤りです。役職を記す場合は「部長鈴木太郎様」のように、氏名の前につけます。

書き損じた場合は、修正はせず、新しい封筒にかきなおしましょう。

3. 裏書き（差出人情報）を書く

封筒の裏面には、差出人の住所・会社名・部署名・氏名を記載します。表書きと同様に、会社名は正式名称で書いてください。

また、封緘日（投函する日付）を封筒裏面の左上に記載する場合もあります。必須ではありませんが、いつ投函したかを相手に伝えられるため、記載しておくと丁寧でしょう。

4. 送付状を準備する

納品書を郵送する際は、送付状（カバーレター）を同封するのがビジネスマナーです。送付状には、日付・宛先・差出人・件名・挨拶文・同封書類の一覧を記載します。

送付状があることで、受け取った相手は同封書類の内容と枚数をすぐに確認できるでしょう。

ここがポイント💡
書類を折る際に、最も大切なのは「読み手がスムーズに内容を確認できるか」という視点です。基本の三つ折りでは、まず下側を折り、次に上側を被せるように折ります。こうすることで、書類を広げた際に、件名などの書き出しが真っ先に目に飛び込み、何の書類かが瞬時に伝わります。そのままスムーズに読み進めることもできるため、最も効率のよい折り方です。

5. 切手を貼る

封筒の種類と重さに応じた切手を貼ります。一般的な目安は以下のとおりです。

封筒サイズ	郵便物の区分	重さ	料金
長形3号	定形郵便物	50g以内	110円
角形2号	定形外郵便物（規格内）	50g以内	140円

料金は2024年10月1日の郵便料金改定後の金額です。封筒のサイズや中身の重さによって料金が変わるため、不安な場合は郵便局の窓口で確認してください。

※郵便料金は改定される場合があります。発送前に日本郵便の公式ページで最新の料金を確認してください。

6. 封締めをする

封筒を糊付けしたら、封じ目に「〆」または「封」の文字を記載します。これは、差出人本人が確実に封をしたことを示すものです。

セロハンテープだけで封をするのはビジネスマナーとして好ましくありません。必ず糊付けしたうえで、封締めの文字を書くようにしましょう。

監修者のコメント
封字とは、封筒の綴じ目に書く印のことで、「確かに封をしました」「誰にも開けられていません」という二つの意味を持ちます。
最もよく使われるのは「〆」ですが、書き方によっては「×（バツ）」に見えてしまうため、丁寧に書くことを心がけましょう。より格式を重んじる文書には、「封」と漢字で書く場合もあります。「〆」がやや略式であるのに対し、「封」はあらたまった印象を与えるため、重要な取引先への郵便物や、改まった場面での使用に適しています。

納品書を段ボールで同梱するときのルール

商品を段ボールで発送する際に、納品書を一緒に入れるケースも多いでしょう。ただし、郵送とは異なるルールがあるため注意が必要です。

封筒の封をせずに同梱する
デリバリーパック（専用袋）に入れて外側・内側に貼り付ける

それぞれのポイントを確認していきましょう。

封筒の封をせずに同梱する

納品書は郵便法上の「信書」に該当します。信書は原則として宅配便で送ることができません。ただし、郵便法第4条第3項の例外規定により、「貨物に添付する無封の添え状又は送り状」であれば宅配便での送付が認められています。

ここでいう「無封」とは、封筒に納めていない状態、または封筒に入れていても封を閉じていない状態を指します。

つまり、納品書を段ボールに同梱する場合は、封筒の封をしない状態にしておく必要があるでしょう。封をした状態で宅配便に同梱すると郵便法に違反する可能性があるため、十分に気をつけてください。

デリバリーパック（専用袋）に入れて外側・内側に貼り付ける

段ボールに納品書を同梱する際は、貼り付ける場所と方法にも配慮が必要です。

段ボールの外側に貼る場合は、「デリバリーパック」と呼ばれる専用の透明ビニール袋に入れてから貼り付けてください。雨や汚れから納品書を守ることができます。

段ボールの内側に貼る場合は、箱を開けた際にすぐ目に付く位置を選びましょう。緩衝材と一緒に捨てられてしまわないよう、見つけやすい場所に貼ることが大切です。

いずれの場合も、封筒の表面には「納品書在中」と記載しておきます。なお、デリバリーパックは「納品書在中」の文字があらかじめ印刷された製品も販売されており、モノタロウやアスクルなどのオフィス用品通販サイトで購入できます。

ここがポイント💡
段ボール同梱時に封をしてしまうと、信書の取り扱いに関する規定に抵触する可能性があります。「同梱時は無封」というルールを徹底し、商品発送業務に関わるスタッフ全員で共有しておくと安心です。

「納品書在中」の記載を効率化する4つの方法

毎回手書きで「納品書在中」と書くのは手間がかかるでしょう。ここでは、記載作業を効率化する方法を手軽なものから順に紹介していきます。

納品書在中スタンプ・シールを使う
無料テンプレートを使って自社で印刷する
宛名シール・窓付き封筒を活用する
「納品書在中」印刷済み封筒を使う

送付頻度や用途に合った方法を選んでみてください。

納品書在中スタンプ・シールを使う｜100均でも購入可能

最も手軽な方法が、「納品書在中」と刻印されたスタンプやシールの活用です。スタンプ台が不要な浸透印タイプ（シャチハタなど）であれば、封筒に押すだけで作業が完了します。

購入先も幅広く、文房具店やオフィス用品の通販サイトで取り扱いがあります。また、ダイソーでは在中シールが販売されています（2026年5月時点）。費用を抑えたい場合は、まず100均で探してみるとよいでしょう。

無料テンプレートを使って自社で印刷する

Word形式などの無料テンプレートをダウンロードして、自社のプリンターで封筒に印刷する方法もあります。「納品書在中」の文字が含まれたテンプレートを使えば、手書きやスタンプなしで封筒を準備できるでしょう。

枚数が多い場合でもプリンターでまとめて印刷できるため、スタンプを1枚ずつ押すよりも効率的です。

宛名シール・窓付き封筒を活用する

「納品書在中」の記載だけでなく、宛名書きの手間もまとめて削減したい場合は、宛名シールや窓付き封筒の活用を検討してみてください。

宛名シール（ラベルシール）は、宛先データをExcelなどで管理し、ラベル用紙に印刷して封筒に貼る方法です。窓付き封筒であれば、納品書自体に印字された宛先が窓から見える仕組みのため、宛名書きそのものが不要になります。

窓付きビジネス封筒のデザイン・印刷のご依頼はこちら（見積り無料）

「納品書在中」印刷済み封筒を使う

送付頻度が高い場合は、「納品書在中」があらかじめ印刷された封筒が最も効率的でしょう。毎回の手書きやスタンプの作業がなくなり、印字のクオリティも均一になります。

封筒印刷の専門業者に発注すれば、「納品書在中」に加えて社名・住所・ロゴもまとめて印刷できるため、裏書きの手間も省けます。送付頻度が多い企業ほど、作業時間の削減効果を実感しやすいでしょう。

「納品書在中」の印刷済み封筒を注文するなら「封筒の達人」

封筒の達人では、「納品書在中」入りの封筒印刷を承っています。ここでは、ご注文時に知っておいていただきたいポイントを紹介します。

100枚の小ロットから注文できる
社名・住所・ロゴもまとめて印刷できる
無料のカットサンプルで紙色・刷色を事前に確認できる

それぞれ詳しく見ていきましょう。

100枚の小ロットから注文できる

封筒印刷は100枚からご注文いただけます。「まずは少量で試したい」「部署単位で少しだけ必要」といった場合でも、必要な分だけご発注いただけるでしょう。

大量発注でなくても対応しておりますので、初めて印刷済み封筒を導入する際にもご利用ください。

社名・住所・ロゴもまとめて印刷できる

「納品書在中」の文字だけでなく、社名・住所・電話番号・ロゴなどもまとめて印刷が可能です。あらかじめすべての情報が印刷された封筒を使えば、裏書きの手間もなくなり、封筒の準備全体を効率化できるでしょう。

毎回の手書き作業がなくなるため、送付頻度が多いほど作業時間の削減につながります。

無料のカットサンプルで紙色・刷色を事前に確認できる

ご注文前に紙色や刷色を確認されたい場合は、無料のカットサンプルをお送りしています。実物を見てからご発注いただけるため、仕上がりのイメージ違いを防げるでしょう。

初めて封筒印刷をご検討の方は、まずカットサンプルをお試しください。

封筒印刷のご注文の流れはこちら

まとめ：「納品書在中」は正しい位置・色で書いて取引先の信頼につなげよう

この記事では、封筒に「納品書在中」と記載する際の位置・色・書き方のルールから、郵送手順や段ボール同梱時の注意点、記載作業を効率化する方法までを解説しました。要点を振り返りましょう。

記載位置は縦書き封筒なら左下、横書き封筒なら右下
文字色は青が基本
手書きの場合は定規で四角く囲む
納品書を入れる前に記載する
段ボールに同梱する場合は封をしない

ちょっとした記載の工夫が、取引先への信頼につながります。送付頻度が多い場合は、印刷済み封筒の活用も検討してみてください。

お問い合わせ・サンプル注文・お見積もりはこちらから承っております。